Несмотря на удобство, немногие компании и предприниматели не ведут электронный документооборот. Если ИП на упрощенном налогообложении заключает пару договоров в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить бумажные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот необходим. Расскажем, кому будет выгоден электронный обмен документами и почему?


Кому нужны электронные документы

Электронный документооборот (ЭДО), прежде всего, нужен компаниям со значительным внешним документооборотом. Крупные компании таким образом снижают издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на бумажный документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Компаниям малого и среднего предпринимательства важно принимать оплату товара или услуги в день получения документов. В этом случае электронный документооборот позволяет ускорить исполнение договоров в несколько раз.

Даже если сейчас компания подписывает пару актов за год, это не значит, что ее бизнес не вырастет. У такой компании могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от нее того же.


Пример

  1. У розничного магазина постоянно копилась дебиторская задолженность на несколько миллионов из-за того, что в накладной как обычно допустили ошибку: товар лежит в фуре, и на склад не принимается. Пока курьер с исправленным документом доедет от поставщика проходят дни. После того, как внедрили электронный документооборот, все исправления в документах занимают меньше часа.

  2. У энергосбытовой компании налоговые инспекторы ежегодно находили ошибки в документах во время выездных проверок. Сумма штрафов часто превышала 100 000 рублей в год. Дошло до того, что компания заранее закладывала эти деньги в бюджет как накладные расходы. Теперь в системе электронного документооборота правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибки исчезли, за экономию бухгалтер получил премию.

    Статистика использования ЭДО в России показывает ежегодный рост этого рынка в среднем на 20%. Средние и крупные компании все чаще отправляют контрагентам неформализованные документы, а так же УПД (Универсальный Передаточный Документ) которые сейчас заменяют счета-фактуры и первичные документы.


    Сколько стоят электронные документы

    Работая через оператора электронного документооборота, компания платит только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 3-6 рублей, а все входящие бесплатны.

    Обычно новички покупают минимальный пакет на 100 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить годовой пакет с большим лимитом (1000 или 3000 шт). Можно договориться об индивидуальных условиях.


    Переходить на электронные документы выгодно, если компания отправляет 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда она сократит расходы на бумагу, расходные материалы и доставку почти в 5 раз.

                                               Сколько стоит документооборот 
                                 (расчет на примере системы ЭДО «Транскрипт»)


    Какой вывод?

    Рассмотрев особенности электронного документооборота, делаем вывод, что он, необходим компаниям со значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

    Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов.

    Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей и работы с поставщиками, упростив процесс внешнего документооборота.

    СКОРОСТЬ ВАШЕГО БИЗНЕСА - ЭТО СКОРОСТЬ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ!


    Где заказать внедрение ЭДО

    Компания Такснет с 2001 года разрабатывает IT-решения для предприятий. Чтобы внедрить нашу систему электронного документооборота «Транскрипт», просто оставьте заявку на сайте или позвоните по контактному телефону. Ознакомьтесь с нашими тарифами


    5 причин обратиться в Такснет:

    1. с 2001 года на рынке, есть налаженные и работающие схемы работы;

    2. более 150 000 клиентов, свыше 700 партнеров по всей России;

    3. клиентская поддержка на всех этапах внедрения системы;

    4. демократичные, обоснованные цены на услуги;

    5. налаженный роуминг с другими системами ЭДО.


    Для того, чтобы подключиться к системе ЭДО “Транскрипт”, заполните заявку на сайте  или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Автор статьи: ЗАО ТаксНет