ЗАО "ТаксНет"

Чем отличается кабинет бухгалтера от кабинета других сотрудников? В бухгалтерии у каждой стены стоит шкаф с папками документов. И эти папки имеют свойство накапливаться очень быстро. Но бухгалтер не может избавляться от них, когда вздумается. Сроки хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов строго регламентированы. И скоро их будут корректировать. 

 Новые сроки хранения документов
Планируется установить новые сроки хранения бухгалтерских документов. Проект с поправками подготовил Росархив и выложил на обсуждение тут. Он называется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Сейчас действует Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.

  Перечислим наиболее важные изменения:
 графики отпусков будем хранить 3 года (сейчас 1 год);
 документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года (сейчас 5 лет);
 налоговые декларации (расчеты) – 6 лет (сейчас 5 лет);
 счета-фактуры – 5 лет (сейчас 4 года);
 реестр сведений о доходах физлиц – 5 лет (сейчас 75 лет).

  Также хотят установить отдельные сроки хранения для:
 заявлений (их копий) работников о выдаче документов, связанных с работой, –1 год;
 уведомлений, предупреждений от работодателей сотрудникам – 3 года.
Пока поправки еще на обсуждении, хотим напомнить вам о нынешних сроках хранения документов компании. Мы подготовили для Вас удобную шпаргалку-таблицу в формате PDF, ее можно сохранить себе и распечатать

Шпаргалка для бухгалтера: сроки хранения документов – 2019

Какие предусмотрены штрафы, если не хранить документы?
Неважно, как вы будете оформлять свой архив документов компании. Главное, чтобы в нем обеспечивалась сохранность документов.

 За несоблюдение сроков хранения документов предусмотрены штрафы по статье 120 НК РФ:
 за отсутствие первички – от 10 тыс. до 30 тыс. рублей. В тех случаях, когда отсутствие документов приводит к занижению налогооблагаемой базы,
 если отсутствие первички привело к занижению налоговой базы, то штраф может составить 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей.

 Также по факту утраты документов директора и бухгалтера компании оштрафуют от 5 до 10 тыс. рублей (статья 15.11 КоАП РФ).
Если при проверке вы не сможете подтвердить операции документами, то сумму налога определяют расчетным путем. Это может привести к дополнительным расходам (доначислению налога и взысканию пеней и штрафов).
Если срок хранения истек, документы либо сжигают либо измельчают в шредере. При этом нужно составить опись исчезнувших бумаг. Она может вам пригодиться при возникновении каких-либо проблем по налогам.

Хранить документы удобнее в электронном виде

Если хранить отчетность и другие документы в бумажном виде, то их легко можно потерять, например, если случиться пожар, наводнение или даже кража. Этих неблагоприятных обстоятельств можно избежать при помощи электронного документооборота (ЭДО). Сроки хранения документов не зависят от формы хранения. И, согласитесь, хранить документы в электронном виде намного удобнее. Для решения таких задач мы рекомендуем систему электронного документооборота “Транскрипт”.

Система позволяет обмениваться юридически значимыми формализованными и неформализованными документами с контрагентами. Система «Транскрипт» обеспечивает круглосуточный доступ ко всем вашим документам независимо от того, где вы находитесь. Даже если у вас закончился платный пакет, всегда можно зайти в систему и просмотреть, либо скачать то, что вам требуется. В новом интерфейсе системы “Транскрипт” появился удобный поиск документа с использованием фильтров. Вы найдете нужный документ из архива легко и быстро.

Для того, чтобы подключиться к системе ЭДО “Транскрипт”, заполните заявку на сайте или позвоните по номеру 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!